Provimento CNJ nº 220/2026 e a apuração de incapacidade permanente de delegatário: o que muda na prática para cartórios
O novo regramento do CNJ tende a dar mais previsibilidade ao procedimento administrativo, com efeitos diretos sobre continuidade do serviço, defesa do delegatário e gestão de risco nas serventias.
A atividade notarial e registral tem uma peculiaridade institucional: embora seja um serviço público, é exercida em caráter privado por delegação do Poder Público. Essa equação — serviço público com gestão privada — faz com que eventos pessoais do delegatário (como enfermidades incapacitantes) tenham repercussão direta na continuidade e na regularidade do atendimento à população.
Nesse contexto, o Provimento CNJ nº 220/2026, de 22/04/2026 (com divulgação no DJe/CNJ de 23/04/2026), chama atenção por disciplinar o procedimento administrativo para apuração de incapacidade permanente de delegatário de serviços notariais e de registro, além de prever providências correlatas. A notícia é relevante não apenas para titulares de cartório, mas também para substitutos, interinos, equipes administrativas e, indiretamente, para usuários do serviço.
Por que o CNJ entrou no tema (e por que isso importa)
A competência normativa e de controle do Conselho Nacional de Justiça (CNJ) decorre do art. 103-B da Constituição Federal, e a própria delegação do serviço notarial e registral tem base no art. 236 da Constituição. No plano infraconstitucional, a Lei nº 8.935/1994 (Lei dos Notários e Registradores) organiza o regime jurídico das serventias.
Quando se fala em “incapacidade permanente”, há uma tensão natural entre dois vetores:
– Proteção do interesse público (continuidade, segurança jurídica, padronização do serviço, preservação de acervo e de rotinas sensíveis);
– Garantias individuais do delegatário (especialmente o devido processo legal e a ampla defesa, previstos no art. 5º, LIV e LV, da Constituição).
Um provimento que uniformiza procedimento tende a reduzir improvisos e discrepâncias entre estados e corregedorias — e isso muda a forma como riscos devem ser mapeados e como a defesa administrativa deve ser construída.
O que é “incapacidade permanente” no ambiente da delegação
No cotidiano, a palavra “incapacidade” aparece em diferentes ramos do direito (previdenciário, civil, trabalhista). No universo das serventias, o ponto central não é apenas a existência de doença, mas sim a aptidão do delegatário para exercer, de forma contínua e segura, as atribuições do serviço delegado.
A apuração administrativa dessa incapacidade costuma envolver, em maior ou menor medida:
– elementos médicos (laudos, exames, perícias);
– elementos funcionais (rotina de comparecimento, atos praticados, conformidade operacional);
– elementos de governança (capacidade de supervisionar prepostos, preservar documentos, cumprir prazos e normas de corregedoria).
O Provimento CNJ nº 220/2026, ao regulamentar o procedimento, sinaliza uma preocupação em dar parâmetros formais para essa verificação, o que afeta diretamente a forma de preparar documentação e a estratégia probatória.
Quem pode ser afetado: titulares, substitutos, interinos e interessados
Embora o foco seja o delegatário, o procedimento repercute em vários atores:
- Delegatário (titular): é o sujeito passivo direto do procedimento e pode enfrentar medidas que impactam sua permanência na delegação.
- Substituto e equipe: a eventual necessidade de garantir continuidade do serviço exige arranjo interno robusto e rastreável.
- Interino (quando houver): mudanças de titularidade/interinidade podem alterar poderes de gestão, acesso a sistemas, assinaturas e responsabilidades.
- Usuários e empresas clientes do cartório (incorporadoras, bancos, escritórios, administradoras): podem sofrer com atrasos, transição de gestão e revisão de rotinas.
Do ponto de vista de risco, há um dado prático que costuma ser subestimado: a transição de comando, mesmo sem interrupção formal do atendimento, pode gerar gargalos de qualidade e conformidade (prazos internos, conferências, arquivamento, atendimento de exigências de corregedoria e integridade de acervo).
Como a regulamentação impacta o “jogo” do processo administrativo
Sem reproduzir o texto normativo (que deve ser lido na íntegra), é possível antecipar impactos jurídicos típicos quando o CNJ estrutura um rito administrativo:
– Mais previsibilidade sobre como o procedimento se inicia e quais elementos devem instruí-lo;
– Maior centralidade da prova técnica (com debate sobre documentos médicos e eventual necessidade de complementação);
– Relevância do contraditório: apresentar esclarecimentos, requerer diligências, impugnar conclusões, apontar inconsistências e demonstrar capacidade funcional;
– Formalização das providências correlatas, inclusive relacionadas à continuidade do serviço.
Para o delegatário, o ponto crítico é compreender que defesa nesse tipo de expediente não é apenas “médica”. Ela precisa conectar capacidade laboral, capacidade de gestão, controles internos existentes, atuação do substituto, e demonstração de que a serventia não está exposta a risco sistêmico.
Para a corregedoria, por sua vez, a padronização traz o desafio de documentar adequadamente a motivação do ato administrativo, sob pena de fragilizar a decisão em eventual controle judicial.
Riscos e oportunidades (para pessoas físicas e para empresas)
Riscos mais comuns
– Decisões com base em dossiês incompletos: a falta de prontuário organizado, histórico funcional ou evidências de governança pode levar a conclusões apressadas.
– Perda de controle documental durante transições: mudanças em rotinas de assinatura, senhas, certificados, livros e sistemas exigem plano de continuidade.
– Aumento de exposição a sanções administrativas por falhas operacionais que não decorrem diretamente da incapacidade, mas de desorganização na gestão.
Oportunidades de mitigação
– Plano preventivo de continuidade do serviço: mesmo sem qualquer procedimento instaurado, cartórios podem formalizar fluxos de substituição, delegação de tarefas internas, matriz de responsabilidades e trilhas de auditoria.
– Governança de compliance notarial/registral: checklists, registros de treinamento, relatórios de produtividade e controles de qualidade ajudam a demonstrar capacidade de gestão e reduzem ruídos com a fiscalização.
– Gestão probatória: organização de documentos médicos e funcionais (com cuidado à LGPD) e definição de estratégia para respostas rápidas a eventuais notificações.
Para empresas que dependem de cartórios (especialmente nos setores imobiliário, financeiro e societário), uma providência útil é mapear “cartórios críticos” e prever planos de contingência documental (prazos, alternativas, reforço de compliance de documentação entregue ao cartório, etc.).
Judicialização: quando faz sentido (e quando é contraproducente)
Como regra, atos administrativos podem ser submetidos a controle judicial, inclusive por instrumentos como mandado de segurança (quando presentes seus pressupostos) ou ações anulatórias, a depender do caso. Porém, nesse tipo de matéria, o sucesso normalmente depende menos de discussões abstratas e mais de:
– vícios procedimentais concretos (cerceamento de defesa, motivação insuficiente, prova técnica deficiente);
– documentação robusta que demonstre capacidade funcional ou inadequação das conclusões do procedimento.
Em muitas situações, uma estratégia eficiente começa por atuar bem no processo administrativo: requerer provas, apontar contradições, preservar registros e construir um histórico formal que, se necessário, sustentará o debate judicial.
Como o escritório pode apoiar
A assistência jurídica nesse tema costuma envolver uma combinação de atuação consultiva e contenciosa, por exemplo:
– Leitura técnica do Provimento CNJ nº 220/2026 e adaptação de rotinas internas do cartório (governança, controles e plano de continuidade);
– Acompanhamento do procedimento perante a corregedoria, com elaboração de manifestações, requerimentos de diligência e organização probatória;
– Estratégia de gestão de riscos para substitutos e equipes (transição, segregação de funções, documentação de atos);
– Atuação judicial quando houver ilegalidades ou urgência, com definição de narrativa baseada em fatos e documentos.
A principal recomendação prática é não esperar o problema “estourar”: como a discussão envolve capacidade e continuidade de serviço público, o tempo e a qualidade do registro documental quase sempre fazem diferença.
Este artigo tem caráter informativo e não substitui a análise do caso concreto nem a leitura integral do Provimento CNJ nº 220/2026 e normas correlatas.
Fontes:
Clipping de Legislação – 23/04/2026
PROVIMENTO N. 220, DE 22 DE ABRIL DE 2026.
Read MoreÉ possível que informações pertencentes às empresas estatais sejam classificadas como confidenciais, de modo que os princípios constitucionais da ampla defesa e contraditório de um particular podem entrar em rota de confronto com o sigilo de documentos das empresas estatais.
A confidencialidade de informações da empresa estatal não pode acarretar prejuízo à ampla defesa do particular
Não é segredo que a Administração Pública brasileira está vinculada e deve ter a sua atuação alinhada com o ordenamento jurídico, em especial com o que dispõe o artigo 37 da Constituição Federal. Este dispositivo, ao prever o princípio da publicidade, impõe o caráter público dos atos e documentos administrativos como regra, e o sigilo como exceção.
Por este motivo, inclusive, o princípio da publicidade permeia todas as fases dos processos de contratação pública conduzidos pelos órgãos e entidades da Administração Pública brasileira, inclusive pelas empresas estatais.
Mas há uma peculiaridade relevante. No caso das empresas estatais, especialmente quando atuam em regime de livre mercado, ou seja, em concorrência com outros players do mercado, produzem informações cuja divulgação ao público pode afetar a sua governança corporativa, oferecer vantagens competitivas a outros agentes econômicos, ou ainda, impactar a competitividade de futuras licitações ou os interesses de acionistas minoritários. A legislação é sensível a esta questão e admite, em algumas hipóteses, a classificação de confidencialidade a informações de empresas estatais, vide, por exemplo, o artigo 22 da Lei de Acesso à Informação (Lei Federal nº 12.527/2011).
Especificamente no âmbito das contratações públicas, o regramento jurídico aplicável às empresas estatais também é mais permissivo em relação à sigilosidade de informações. Por exemplo, o artigo 34 da Lei Federal nº 13.303/2016 (Lei das Estatais) estabelece, em caráter excepcional, o sigilo aos orçamentos estimados das licitações conduzidas pelas empresas estatais. Ou seja, nessa hipótese, a própria lei impõe o sigilo como regra, condicionando a publicidade do valor estimado do objeto da licitação à exigência de justificativa na fase de preparação. Inverte-se, portanto, a lógica tradicional de publicidade como regra nos processos de contratações públicas – e, em verdade, de toda a atividade administrativa.
A rigor, o principal motivo teórico que justificou a opção legislativa pela não divulgação do orçamento nas licitações empreendidas pelas empresas estatais refere-se a uma tentativa de evitar que os licitantes precifiquem as suas propostas de forma a orbitar o orçamento estipulado pela Administração, mitigando-se, assim, o risco de contratação por preços superiores ao valor de mercado. Mas questões relacionadas à governança corporativa da empresa e o impacto à competitividade de futuros certames também justificaram a criação desta regra.
Acontece que a possibilidade de que informações pertencentes às empresas estatais sejam classificadas como confidenciais traz à tona um importante ponto que merece reflexão: os princípios constitucionais da ampla defesa e contraditório de um particular podem entrar em rota de confronto com o sigilo de documentos das empresas estatais.
Isto é, o sigilo de informações produzidas pela empresa estatal nos processos de contratação pública empreendidos pode obstaculizar, de alguma forma, a defesa plena do licitante. Imagine-se, por exemplo, que a empresa estatal suspeita que determinado produto ou serviço foi oferecido com sobrepreço pelo licitante ou pela empresa já contratada, mas ao mesmo tempo se nega a revelar os documentos que embasam esta sua suspeita, que, se confirmada, poderá trazer obrigações de ressarcimento, ou mesmo penalidades, ao particular.
Nesses casos, o que deve prevalecer?
O Tribunal de Contas da União (TCU) abordou o tema e trouxe luzes à questão, esclarecendo que, apesar de existir respaldo legal para o sigilo de documentos de empresa estatal, as leis que admitem esta operação são normas infraconstitucionais e, portanto, não podem ferir os princípios dispostos na Constituição Federal de 1988. Confira-se o que julgou o TCU no Acórdão nº 423/2019, do Plenário:
Relatório
49. Embora a referida Sociedade de Economia Mista tenha declarado que alguns documentos acostados a estes autos sejam confidenciais, verifica-se a plena possibilidade de extensão da guarda do sigilo às partes do processo para que estas possam exercer, de forma completa, o seu direito fundamental ao contraditório e à ampla defesa, sem, contudo, retirar desses documentos o atributo de sigilo perante terceiros, impondo aos que tiverem acesso às informações sigilosas o cuidado necessário à sua guarda, sob pena de responsabilização por negligência no tratamento dessas informações.
50. A Carta Magna, em seu art. 5º, inciso LV, garante aos litigantes, em processo judicial ou administrativo, e aos acusados em geral, o contraditório e a ampla defesa, com os meios e recursos a ela inerentes.
51. De fato, nos processos em geral, a restrição de acesso ao conteúdo dos autos pode embaraçar o exercício do direito fundamental ao contraditório e à ampla defesa em sua plenitude, uma vez que cria assimetrias de informação entre os interessados e prejudica a bilateralidade do processo, dificultando, em última análise, a aclaração das questões apontadas nos autos. […]
64. […] Por sua vez, as empresas estatais devem se submeter aos princípios estabelecidos na Carta Magna, dentre os quais, o da transparência, que exsurge de diversos dispositivos da Constituição Federal, a exemplo do princípio da publicidade, grafado no art. 37, caput, ou o direito de obter informações de seu interesse junto a órgãos públicos, conforme preconiza o art. 5º, inciso XXXIII, da CF/1988.
A própria Carta da República prevê as hipóteses em que o direito à informação é relativizado, como quando o sigilo é imprescindível à segurança da sociedade e do Estado (art. 5°, inciso XXXIII parte final), ou a fim de preservar o direito à intimidade (art. 5°, inciso LX).
Por óbvio, eventual classificação de sigilo de informações conferidas por legislação infraconstitucional, a exemplo do sigilo comercial, não pode obstaculizar o exercício de garantias asseguradas pelo manto constitucional.
Na espécie, a estatal manifesta preocupação com o fato de o Consórcio ter acesso a determinadas informações, especialmente, as do seu orçamento sigiloso.
Em situações análogas à que ora aqui se examina, esta Corte de Contas tem decidido que o sigilo imposto ao orçamento da estatal, em sua fase interna, não pode ser oposto ao exercício do contraditório e da ampla-defesa, a exemplo do que foi decidido nos Acórdãos 1.854/2015 e 2.254/2016, ambos do Plenário. (…)
VOTO
10. Além da devida observância ao princípio da publicidade (artigo 37, caput, da Constituição de 1988), há interesse público de que a apreciação de matérias como essa não seja afastada do escrutínio social, e este Tribunal não tem mais acatado o procedimento antes costumeiro de a Petrobras apontar, indiscriminadamente, sigilo das informações prestadas com a simples justificativa de que “os dados apresentados podem representar vantagem competitiva a outros agentes econômicos”, sem indicação específica de quais informações conteriam tal sensibilidade, ou de quais vantagens poderiam ser auferidas por terceiros que tomassem ciência desses dados (Acórdão 3.343/2015 – Plenário, da relatoria do ministro Vital do Rêgo). […]
14. Vale dizer que a interpretação de que o sigilo conferido a documentos constantes de procedimentos licitatórios, como o orçamento da estatal, não pode ser usado para impedir o exercício do contraditório e da ampla defesa não configura precedente isolado, mas refletiu evolução da jurisprudência sobre o tema, como se vê, por exemplo, nos Acórdãos 248/2016, 2.005 e 2.014/2017 – Plenário (relatores os ministros Vital do Rêgo, Benjamin Zymler e Bruno Dantas, respectivamente). […]
(TCU, Acórdão 423/2019, Plenário. Relatora Ministra Ana Arraes, julgado em 27/2/2019)
Nesse sentido, embora entenda que o ordenamento jurídico brasileiro admite o sigilo de documentos inseridos nos processos administrativos dedicados às contratações públicas de empresas estatais, o Tribunal de Contas da União (TCU) decidiu que, se houver conflito, deve prevalecer o direito à ampla defesa e ao contraditório das empresas particulares. Inclusive, previu-se a possibilidade de que o sigilo seja mantido em relação a terceiros, facultando-se, todavia, o pleno acesso pela empresa juridicamente interessada.
Em outras palavras, o que se reconheceu neste caso é que o sigilo das informações impediria o exercício do contraditório e da ampla defesa da empresa contratada, de modo que a confidencialidade das informações não poderia prevalecer.
O eventual sigilo de documentos das empresas estatais, portanto, não é absoluto. Aliás, como exemplifica o § 3º do artigo 34 da Lei das Estatais, ainda que a informação relativa ao valor estimado do objeto da licitação tenha caráter sigiloso, ela “será disponibilizada a órgãos de controle externo e interno, devendo a empresa pública ou a sociedade de economia mista registrar em documento formal sua disponibilização aos órgãos de controle, sempre que solicitado”. Além disso, especificamente no caso do orçamento estimado, a recomendação é que tal informação seja revelada ao público após a etapa de julgamento das propostas dos licitantes, exercendo apenas uma função temporária de promover propositalmente esta assimetria informacional durante a licitação.
Portanto, diante de uma situação concreta de confrontamento entre o direito de defesa e o sigilo de informações mantidas pela empresa estatal, é preciso analisar as peculiaridades do caso e o objetivo da norma legal, a fim de verificar se a manutenção do sigilo impediria ou não a defesa do particular. A depender da conclusão a ser tomada nessa análise, o sigilo pode ser levantado para que o contraditório e a ampla defesa sejam desempenhadas em sua plenitude.
Read MoreA decisão reconheceu a prescrição da pretensão punitiva do Tribunal de Contas da União e afirmou que o cidadão não pode ficar sujeito ao poder estatal por tempo indeterminado.
O Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF-4) manteve a suspensão de decisão do TCU proferida em Tomada de Contas Especial que apurava fatos ocorridos há 15 anos, lapso temporal que impactou negativamente o direito de defesa do particular.
Acolhendo os argumentos lançados pelo escritório Schiefler Advocacia, a Justiça Federal do Rio Grande do Sul, em decisão liminarmente proferida, reconheceu a prescrição da pretensão punitiva do Tribunal de Contas da União e afirmou que o cidadão não pode ficar sujeito ao poder estatal por tempo indeterminado.
A União Federal interpôs recurso contra a decisão, mas teve o pedido liminar indeferido pelo TRF-4, em razão de que, “praticada a suposta irregularidade em 2006 e instaurada a Tomada de Contas em 2014, tenho que, muito provável, tenha sido a atuação do TCU atingida pela prescrição“.