Provimento CNJ nº 220/2026 e a apuração de incapacidade permanente de delegatário: o que muda na prática para cartórios
O novo regramento do CNJ tende a dar mais previsibilidade ao procedimento administrativo, com efeitos diretos sobre continuidade do serviço, defesa do delegatário e gestão de risco nas serventias.
A atividade notarial e registral tem uma peculiaridade institucional: embora seja um serviço público, é exercida em caráter privado por delegação do Poder Público. Essa equação — serviço público com gestão privada — faz com que eventos pessoais do delegatário (como enfermidades incapacitantes) tenham repercussão direta na continuidade e na regularidade do atendimento à população.
Nesse contexto, o Provimento CNJ nº 220/2026, de 22/04/2026 (com divulgação no DJe/CNJ de 23/04/2026), chama atenção por disciplinar o procedimento administrativo para apuração de incapacidade permanente de delegatário de serviços notariais e de registro, além de prever providências correlatas. A notícia é relevante não apenas para titulares de cartório, mas também para substitutos, interinos, equipes administrativas e, indiretamente, para usuários do serviço.
Por que o CNJ entrou no tema (e por que isso importa)
A competência normativa e de controle do Conselho Nacional de Justiça (CNJ) decorre do art. 103-B da Constituição Federal, e a própria delegação do serviço notarial e registral tem base no art. 236 da Constituição. No plano infraconstitucional, a Lei nº 8.935/1994 (Lei dos Notários e Registradores) organiza o regime jurídico das serventias.
Quando se fala em “incapacidade permanente”, há uma tensão natural entre dois vetores:
– Proteção do interesse público (continuidade, segurança jurídica, padronização do serviço, preservação de acervo e de rotinas sensíveis);
– Garantias individuais do delegatário (especialmente o devido processo legal e a ampla defesa, previstos no art. 5º, LIV e LV, da Constituição).
Um provimento que uniformiza procedimento tende a reduzir improvisos e discrepâncias entre estados e corregedorias — e isso muda a forma como riscos devem ser mapeados e como a defesa administrativa deve ser construída.
O que é “incapacidade permanente” no ambiente da delegação
No cotidiano, a palavra “incapacidade” aparece em diferentes ramos do direito (previdenciário, civil, trabalhista). No universo das serventias, o ponto central não é apenas a existência de doença, mas sim a aptidão do delegatário para exercer, de forma contínua e segura, as atribuições do serviço delegado.
A apuração administrativa dessa incapacidade costuma envolver, em maior ou menor medida:
– elementos médicos (laudos, exames, perícias);
– elementos funcionais (rotina de comparecimento, atos praticados, conformidade operacional);
– elementos de governança (capacidade de supervisionar prepostos, preservar documentos, cumprir prazos e normas de corregedoria).
O Provimento CNJ nº 220/2026, ao regulamentar o procedimento, sinaliza uma preocupação em dar parâmetros formais para essa verificação, o que afeta diretamente a forma de preparar documentação e a estratégia probatória.
Quem pode ser afetado: titulares, substitutos, interinos e interessados
Embora o foco seja o delegatário, o procedimento repercute em vários atores:
- Delegatário (titular): é o sujeito passivo direto do procedimento e pode enfrentar medidas que impactam sua permanência na delegação.
- Substituto e equipe: a eventual necessidade de garantir continuidade do serviço exige arranjo interno robusto e rastreável.
- Interino (quando houver): mudanças de titularidade/interinidade podem alterar poderes de gestão, acesso a sistemas, assinaturas e responsabilidades.
- Usuários e empresas clientes do cartório (incorporadoras, bancos, escritórios, administradoras): podem sofrer com atrasos, transição de gestão e revisão de rotinas.
Do ponto de vista de risco, há um dado prático que costuma ser subestimado: a transição de comando, mesmo sem interrupção formal do atendimento, pode gerar gargalos de qualidade e conformidade (prazos internos, conferências, arquivamento, atendimento de exigências de corregedoria e integridade de acervo).
Como a regulamentação impacta o “jogo” do processo administrativo
Sem reproduzir o texto normativo (que deve ser lido na íntegra), é possível antecipar impactos jurídicos típicos quando o CNJ estrutura um rito administrativo:
– Mais previsibilidade sobre como o procedimento se inicia e quais elementos devem instruí-lo;
– Maior centralidade da prova técnica (com debate sobre documentos médicos e eventual necessidade de complementação);
– Relevância do contraditório: apresentar esclarecimentos, requerer diligências, impugnar conclusões, apontar inconsistências e demonstrar capacidade funcional;
– Formalização das providências correlatas, inclusive relacionadas à continuidade do serviço.
Para o delegatário, o ponto crítico é compreender que defesa nesse tipo de expediente não é apenas “médica”. Ela precisa conectar capacidade laboral, capacidade de gestão, controles internos existentes, atuação do substituto, e demonstração de que a serventia não está exposta a risco sistêmico.
Para a corregedoria, por sua vez, a padronização traz o desafio de documentar adequadamente a motivação do ato administrativo, sob pena de fragilizar a decisão em eventual controle judicial.
Riscos e oportunidades (para pessoas físicas e para empresas)
Riscos mais comuns
– Decisões com base em dossiês incompletos: a falta de prontuário organizado, histórico funcional ou evidências de governança pode levar a conclusões apressadas.
– Perda de controle documental durante transições: mudanças em rotinas de assinatura, senhas, certificados, livros e sistemas exigem plano de continuidade.
– Aumento de exposição a sanções administrativas por falhas operacionais que não decorrem diretamente da incapacidade, mas de desorganização na gestão.
Oportunidades de mitigação
– Plano preventivo de continuidade do serviço: mesmo sem qualquer procedimento instaurado, cartórios podem formalizar fluxos de substituição, delegação de tarefas internas, matriz de responsabilidades e trilhas de auditoria.
– Governança de compliance notarial/registral: checklists, registros de treinamento, relatórios de produtividade e controles de qualidade ajudam a demonstrar capacidade de gestão e reduzem ruídos com a fiscalização.
– Gestão probatória: organização de documentos médicos e funcionais (com cuidado à LGPD) e definição de estratégia para respostas rápidas a eventuais notificações.
Para empresas que dependem de cartórios (especialmente nos setores imobiliário, financeiro e societário), uma providência útil é mapear “cartórios críticos” e prever planos de contingência documental (prazos, alternativas, reforço de compliance de documentação entregue ao cartório, etc.).
Judicialização: quando faz sentido (e quando é contraproducente)
Como regra, atos administrativos podem ser submetidos a controle judicial, inclusive por instrumentos como mandado de segurança (quando presentes seus pressupostos) ou ações anulatórias, a depender do caso. Porém, nesse tipo de matéria, o sucesso normalmente depende menos de discussões abstratas e mais de:
– vícios procedimentais concretos (cerceamento de defesa, motivação insuficiente, prova técnica deficiente);
– documentação robusta que demonstre capacidade funcional ou inadequação das conclusões do procedimento.
Em muitas situações, uma estratégia eficiente começa por atuar bem no processo administrativo: requerer provas, apontar contradições, preservar registros e construir um histórico formal que, se necessário, sustentará o debate judicial.
Como o escritório pode apoiar
A assistência jurídica nesse tema costuma envolver uma combinação de atuação consultiva e contenciosa, por exemplo:
– Leitura técnica do Provimento CNJ nº 220/2026 e adaptação de rotinas internas do cartório (governança, controles e plano de continuidade);
– Acompanhamento do procedimento perante a corregedoria, com elaboração de manifestações, requerimentos de diligência e organização probatória;
– Estratégia de gestão de riscos para substitutos e equipes (transição, segregação de funções, documentação de atos);
– Atuação judicial quando houver ilegalidades ou urgência, com definição de narrativa baseada em fatos e documentos.
A principal recomendação prática é não esperar o problema “estourar”: como a discussão envolve capacidade e continuidade de serviço público, o tempo e a qualidade do registro documental quase sempre fazem diferença.
Este artigo tem caráter informativo e não substitui a análise do caso concreto nem a leitura integral do Provimento CNJ nº 220/2026 e normas correlatas.
Fontes:
Clipping de Legislação – 23/04/2026
PROVIMENTO N. 220, DE 22 DE ABRIL DE 2026.
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