Como comprovar a regularidade da reserva de vagas para aprendizes, PCDs e reabilitados em licitações públicas?
1. INTRODUÇÃO
A legislação brasileira assegura a inclusão de pessoas com deficiência (PCD), reabilitados da Previdência Social e aprendizes no mercado de trabalho, como forma de garantir igualdade de oportunidades e efetivar a cidadania. Diante disso, a contratação de aprendizes e a reserva de vagas para PCDs e reabilitados impactam diretamente a gestão de pessoas pelas empresas.
Em relação aos aprendizes, o art. 429 da CLT determina que os estabelecimentos contratem jovens em número equivalente a 5% a 15% dos empregados cujas funções demandem formação profissional. Essas funções são aquelas previstas na Classificação Brasileira de Ocupações (CBO) que exigem conhecimentos técnicos ou específicos, estando excluídas as funções que exijam habilitação técnica de nível médio ou superior.
Por outro lado, no que tange às pessoas com deficiência e reabilitados, a Lei nº 8.213/1991, em seu artigo 93, determina que empresas com mais de 100 empregados devem preencher de 2% a 5% de seus cargos com PCDs e reabilitados da Previdência Social, conforme o número total de empregados. Em ambos os casos, a regularidade da situação pode ser atestada pela Certidão de PCD/Reabilitados e pela Certidão de Aprendizes, que são emitidas pelo Ministério do Trabalho.
Desde a entrada em vigor da Lei n.º 14.133/2021, a participação em licitações passou a exigir que o licitante declare sua situação quanto ao atendimento dessas cotas. Contudo, o cumprimento integral dessas cotas legais para atestar a regularidade apresenta desafios relevantes, pois a documentação administrativa tradicional nem sempre traduz a realidade dinâmica das empresas e do mercado de trabalho. Isso porque muitas empresas que concorrem nos certames públicos não conseguem preencher todas as vagas, tornando sua situação perante o Ministério Público do Trabalho como irregular.
Nesse contexto, para que sua empresa não seja prejudicada por essa exigência legal durante a participação em certames licitatórios, apresenta-se a seguir alternativas para comprovar a reserva de cotas.
2. POSICIONAMENTOS DOS ÓRGÃOS
Na prática administrativa e na jurisprudência recente existe um movimento claro no sentido de reconhecer a volatilidade das certidões expedidas pelo Ministério do Trabalho e Emprego e de admitir, em determinadas circunstâncias, a prova do cumprimento das cotas por meio de documentos alternativos.
O Tribunal de Contas da União (TCU), por meio do acórdão 523/25, enfrentou a discussão acerca da exigência de reserva de vagas para pessoas com deficiência (PCD) e reabilitados em licitações públicas. O caso concreto dizia respeito a uma empresa habilitada como vencedora em pregão eletrônico da Anatel, cuja situação foi questionada com base em certidão do Ministério do Trabalho e Emprego que apontava descumprimento da cota legal prevista no art. 93 da Lei nº 8.213/1991. Todavia, a empresa apresentou documentação complementar que demonstrava esforços para o cumprimento da exigência e a regularidade de seu quadro funcional, inclusive com certidão atualizada e dados do e-Social.
Diante das provas alternativas, o TCU reconheceu que a inabilitação baseada exclusivamente em certidão é inadequada, em razão do caráter dinâmico dos quadros de pessoal e da natureza “volátil” da certidão administrativa. Nesse sentido, compreendeu-se que a certidão emitida pelo MTE reflete apenas a situação da empresa em determinado momento, sem considerar os esforços realizados ou as alterações contratuais posteriores. Por isso, o Tribunal assegurou a possibilidade da empresa apresentar provas alternativas, aptas a demonstrar o cumprimento das cotas ou os esforços realizados para tanto.
Entre os documentos elencados, o TCU considerou como meio de prova dados do e-Social, contratos de trabalho, registros de divulgação de vagas, parcerias com entidades de apoio ao trabalhador com deficiência e relatórios de processos de recrutamento e treinamento.
No plano das orientações jurídicas administrativas, a Advocacia-Geral da União consolidou entendimento no sentido de que, na interpretação do art. 63, IV, da Lei de Licitações, a exigência pode ser compreendida como a destinação de cargos e não necessariamente como a ocupação imediata e permanente desses cargos. Isso porque nem sempre haverá disponibilidade de pessoas que se enquadrem no quantitativo mínimo abstratamente previsto para beneficiários reabilitados ou pessoas com deficiência, não sendo possível penalizar a empresa por essa situação.
Nesse sentido, a AGU entende que a flexibilização do meio de prova está condicionada à demonstração de que a empresa (i) destinou o percentual legal de vagas, (ii) enfrentou circunstâncias alheias à sua vontade que impediram a ocupação imediata e (iii) envidou esforços contínuos para preencher as vagas. Esse parecer administrativo tornou-se referência prática para órgãos de controle que adotam postura mais pragmática na análise da habilitação quanto a esse tema.
A Justiça do Trabalho, por seu turno, tem consolidado jurisprudência que protege o empregador quando há prova de diligência.
No TST, o entendimento consolidado atual é de que a empresa não pode ser responsabilizada pelo insucesso de cumprir com a exigência do art. 93 da Lei nº 8.213/91, quando comprovado que desenvolveu esforços para preencher a cota mínima, sendo indevida a multa e a condenação ao pagamento de indenização por dano moral coletivo.
Nessa linha de posicionamento, decisões da SDI-1 e turmas do TST afastaram, em casos concretos, a aplicação de multa ou indenização por dano moral coletivo quando restou demonstrado que a empresa realizou esforços reiterados para contratar PCDs e reabilitados ou aprendizes, mas não conseguiu preencher integralmente a cota por motivos como escassez de candidatos qualificados. Esses precedentes reforçam a ideia de que o principal critério de valoração é a prova de busca ativa, convênios e iniciativas concretas, e não apenas a verificação puramente formal do número absoluto de empregados no momento do controle.
3. JUSTIÇA COMUM NOS CASOS ESPECÍFICOS DE LICITAÇÃO
Nos precedentes da Justiça comum, observa-se que os tribunais nem sempre adotam entendimento uniforme quanto ao descumprimento da cota legal de pessoas com deficiência. Em alguns casos, prevalece a interpretação mais flexível, reconhecendo que a legislação exige a reserva de vagas e a demonstração de esforços para o cumprimento, e não necessariamente o preenchimento integral. Com isso, as empresas conseguem manter sua habilitação, desde que apresentem documentação consistente.
Por outro lado, também existem decisões em que o Judiciário se mostra mais rigoroso. Nessas hipóteses, a inabilitação é mantida quando se entende que a empresa apresentou declaração inverídica ou quando as provas trazidas são insuficientes para justificar as dificuldades enfrentadas. Assim, fica claro que a mera alegação de impossibilidade não é aceita sem elementos concretos que a sustentem.
Esse contraste evidencia que não há uma segurança jurídica plena sobre o tema. Embora seja possível encontrar decisões que considerem válidos os esforços demonstrados, persiste o risco de um entendimento mais restritivo que exija provas robustas e atualizadas. Portanto, a organização do dossiê probatório torna-se fator decisivo na avaliação judicial.
4. MEIOS DE PROVA ALTERNATIVOS QUE TÊM SIDO ACEITOS
Importa, portanto, compreender quais são os meios de prova que têm sido aceitos tanto administrativa quanto judicialmente. Além das certidões oficiais (Certidão de Aprendizes e Certidão de PCD/Reabilitados), estão sendo aceitos também:
- Documentação que comprova oferta de vagas para PCDs e reabilitados, com anúncios em diversos locais e divulgação ampla;
- Celebração de convênio com entidades beneficentes de assistência social que possuam como objeto social a capacitação e a colocação à disposição de trabalhadores com deficiência a empresas interessadas;
- Comprovante de parceria com o MTE para receber informações de pessoas com deficiência ou reabilitados disponíveis para o trabalho;
- Busca ativa perante o INSS de trabalhadores habilitados ou reabilitados que podem integrar a empresa;
- Levantamento frequente de cadastros junto às unidades do SENAI, dentre outras, a fim de captar novos colaboradores com deficiência;
- Registros que comprovem promoção de campanha educativa para inserção dos profissionais PCDs na rotina da empresa;
- Cartilha de análise ocupacional dos postos de trabalho para inserção de pessoas com deficiência, provando adequação das instalações da empresa, bem como procedimentos, metodologias e técnicas de trabalho.
- Programa de capacitação dos trabalhadores para aperfeiçoamento profissional e manutenção do emprego
5. CASO DOS APRENDIZES
No que se refere especificamente aos aprendizes, a doutrina e a jurisprudência tratam a matéria em paralelo aos PCDs e reabilitados: a obrigação prevista na CLT quanto ao percentual de aprendizes também admite, na prática, a comprovação por meio de provas alternativas.
A jurisprudência do Tribunal Superior do Trabalho (TST) e dos Tribunais Regionais do Trabalho tem reconhecido que a aplicação de multa ou indenização por descumprimento dessa obrigação não é cabível quando a empresa comprova esforços concretos e reiterados para contratar aprendizes, mas não consegue atingir a cota por razões alheias à sua vontade
Por isso, também são considerados meio de prova a comprovação por meio de parcerias com entidades formadoras, convênios e provas de divulgação e busca ativa quando a empresa não consegue preencher todas as vagas por razões alheias à sua vontade. Assim, o entendimento é de que a simples tentativa isolada não é suficiente, sendo necessária demonstração de esforços concretos e reiterados.
6. CONCLUSÃO
A exigência legal de reserva de vagas para aprendizes, pessoas com deficiência (PCDs) e reabilitados da Previdência Social constitui uma obrigação que impacta diretamente a capacidade de competir da sua empresa em licitações públicas e, ao mesmo tempo, exige cuidados práticos de gestão de pessoas e compliance que não podem ser negligenciados.
A recomendação prática para empresas que participam de licitações é privilegiar, sempre que possível, a produção de provas robustas e atualizadas, prontas para serem juntadas já na fase de habilitação, e não apenas para eventual defesa em sede administrativa ou judicial.
Em casos de dúvidas quanto ao cumprimento das cotas em licitações, é indispensável contar com um parceiro jurídico experiente e especializado. O escritório Schiefler Advocacia possui ampla experiência em Direito Administrativo e em temas de compliance trabalhista aplicados ao setor público, oferecendo assessoria completa para empresas que desejam participar de certames de forma segura. Atuamos desde a análise preventiva da documentação até a defesa em processos administrativos e judiciais, sempre com estratégia, agilidade e sólida base técnica.
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