Como estruturar um Programa de Compliance compatível com as exigências da Petrobras?
Empresas que devem se preocupar com as exigências da Petrobras
A Petrobras possui um procedimento de Due Diligence de Integridade (DDI) para avaliar o risco de integridade ao qual a companhia pode estar exposta no relacionamento com seus fornecedores, parceiros e outras contrapartes com as quais se relaciona. Em razão disso, as empresas que desejam realizar operações comerciais e se tornar parceiras da Petrobras precisam estar cientes de que a companhia mantém rigorosos padrões de integridade e conformidade.
Esses requisitos se aplicam a todos os envolvidos em processos negociais com a estatal — licitações, pré-qualificações, contratações diretas, bem como àqueles que venham a celebrar contratos, convênios, termos de cooperação ou outros instrumentos decorrentes desses processos. Nesse contexto, compreender e atender aos critérios estabelecidos pela Petrobras é fundamental para conquistar e manter uma relação comercial sustentável e transparente.
Como funciona o Due Diligence de Integridade (DDI) da Petrobras?
A Petrobras adota o Due Diligence de Integridade como instrumento de avaliação da integridade de seus parceiros comerciais. Trata-se de um processo criterioso de análise de riscos, que busca identificar possíveis vulnerabilidades éticas e de conformidade na atuação das empresas que pretendem se relacionar com a companhia.
Com base nos resultados dessa análise, é calculado o Grau de Risco de Integridade (GRI), que classifica os fornecedores em baixo, médio ou alto risco. Essa classificação decorre da ponderação entre os fatores de risco identificados durante a DDI e as evidências apresentadas pela empresa quanto à existência, implementação e efetividade de seu Programa de Integridade. Dessa forma, quanto mais estruturado e funcional for o programa de compliance da empresa, menor será seu GRI.
Empresas com GRI baixo ou médio podem avançar nos processos negociais com a Petrobras, enquanto aquelas classificadas com GRI alto enfrentam severas restrições, pois a exposição ao risco de integridade é considerada inaceitável.
Exigências do DDI
A seguir, estão detalhadas as principais exigências avaliadas pela Petrobras em seu Due Diligence de Integridade e consideradas na definição do Grau de Risco de Integridade:
• Comprometimento da Alta Direção
O apoio da alta direção ao Programa de Integridade deve ser contínuo e demonstrado de forma concreta. Isso inclui o engajamento ativo da Alta Administração na supervisão das ações de compliance, a destinação de recursos adequados para sua execução e a manifestação pública e periódica do compromisso com a integridade. Esse envolvimento é o ponto de partida para consolidar uma cultura organizacional ética.
• Desenvolvimento de Código de Conduta e Políticas de Integridade
A empresa deve possuir Código de Ética e/ou Conduta que expresse seus valores e princípios relacionados à ética e à integridade, além de demais políticas de integridade que complementam o programa. Esses documentos devem proibir práticas de fraude e corrupção, definir condutas permitidas e vedadas, bem como prever medidas disciplinares em caso de violação. Também devem incluir políticas de conflito de interesses e políticas de brindes, presentes e hospitalidades, sendo acessível ao público externo, preferencialmente no site institucional.
• Programa de Treinamento e Ações de Comunicação
É essencial implementar treinamentos periódicos voltados à disseminação de condutas éticas e ao conhecimento dos procedimentos internos. Esses treinamentos devem alcançar todos os níveis da organização e gerar evidências documentais de execução, assegurando que os colaboradores compreendam e apliquem os princípios do Programa de Integridade.
• Gestão de Riscos de Integridade
O Programa de Integridade deve ser elaborado e atualizado com base em análises periódicas de riscos. Isso envolve identificar, avaliar e monitorar riscos relacionados à integridade, garantindo que os controles internos sejam constantemente aprimorados. Dessa forma, a gestão de riscos eficaz é um instrumento de prevenção e de resposta rápida a possíveis irregularidades.
• Instância Interna com Independência e Autoridade
A empresa deve possuir uma estrutura interna responsável pelo Programa de Integridade, com atribuições formalizadas em documento aprovado pela alta direção. Essa instância precisa ter autonomia decisória, recursos financeiros adequados e independência funcional, de modo que possa atuar sem sofrer interferências, retaliações ou controle sobre as medidas que adotar.
• Canais de Denúncia
Devem existir canais de denúncia acessíveis a empregados e terceiros, amplamente divulgados e preferencialmente disponíveis no site da empresa. Esses canais devem garantir confidencialidade, anonimato e proteção ao denunciante, incentivando o relato seguro de irregularidades e fortalecendo a confiança nas práticas internas.
• Procedimentos Internos de Investigação e Sanções
É necessário possuir procedimentos formais de investigação para apurar casos de fraude e corrupção, previstos no Programa de Integridade e no regime disciplinar. As apurações devem ser conduzidas de forma clara, imparcial e ágil, assegurando a responsabilização dos envolvidos e a interrupção imediata de irregularidades.
• Due Diligence de Integridade sobre Fornecedores e Parceiros
A empresa deve aplicar seus próprios procedimentos de due diligence em relação a fornecedores, parceiros e demais contrapartes. Isso inclui verificar o histórico de envolvimento em atos de corrupção, realizar consultas a bancos de dados governamentais, e avaliar a reputação desses terceiros.
Exigências adicionais
Além dos critérios tradicionais de integridade, a Petrobras estabelece como requisito o compromisso público com o respeito, a conscientização e a promoção dos Direitos Humanos. Ao selecionar seus parceiros comerciais, a companhia busca não apenas eficiência técnica e segurança operacional, mas também empresas comprometidas com a ética, a dignidade das pessoas, a responsabilidade social e o respeito ao meio ambiente.
O fornecedor deve declarar, em seu Código de Conduta, o compromisso formal com os Direitos Humanos, refletindo-o em políticas e procedimentos internos voltados à conscientização e promoção desses valores. O Programa de Integridade deve contemplar medidas concretas de prevenção ao trabalho análogo à escravidão, erradicação do trabalho infantil e da exploração sexual de crianças e adolescentes, bem como ações de combate ao assédio moral ou sexual e à discriminação em todas as suas formas.
As empresas devem ainda demonstrar práticas que assegurem a liberdade de associação e negociação coletiva, além de promover a diversidade, a equidade e a inclusão. Todas essas iniciativas precisam ser efetivamente implementadas, com registros e evidências de execução, acompanhadas de ações de comunicação e treinamentos periódicos para consolidar a cultura de respeito e integridade.
Em complemento, a Petrobras exige atenção especial à proteção de dados pessoais e à segurança da informação. O fornecedor deve possuir políticas, diretrizes e procedimentos específicos destinados à preservação da privacidade e à segurança de dados, garantindo a conformidade com a legislação vigente. O Código de Conduta também deve reforçar o compromisso com o cumprimento rigoroso das normas de segurança da informação, assegurando a integridade e a confidencialidade das informações tratadas pela organização.
Conclusão
Para as empresas que desejam estabelecer relações comerciais com a Petrobras, estruturar um Programa de Compliance robusto e efetivo é uma exigência inegociável. Não basta possuir políticas e códigos bem redigidos — é essencial comprovar sua aplicação prática e eficácia real.
Um programa de integridade consistente, apoiado pela alta direção e evidenciado por resultados concretos, reduz o Grau de Risco de Integridade e amplia significativamente as chances de sucesso nos processos negociais com a Petrobras, promovendo relações comerciais éticas, sustentáveis e de longo prazo.
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