A Receita Federal confirmou que equipamentos indispensáveis à execução de um serviço contam como “materiais” e permitem reduzir a retenção do Imposto de Renda de 4,8% para 1,2%, sem que seja preciso transferir esses equipamentos para a propriedade do órgão contratante. Duas condições acompanham o reconhecimento: os equipamentos precisam estar descritos no contrato e na nota fiscal, e o benefício vale apenas enquanto o custo deles integrar o preço cobrado. E há uma advertência que costuma passar despercebida: reter menos não significa pagar menos imposto.

 

Empresas que prestam serviços continuados a órgãos públicos federais convivem com uma diferença de 3,6 pontos percentuais na retenção do Imposto de Renda que raramente é tratada como questão jurídica. Serviço prestado com emprego de materiais sofre retenção de 1,2% sobre o valor pago. Os demais serviços, de 4,8%. Em um contrato de R$ 1 milhão por mês, o enquadramento errado significa cerca de R$ 432 mil por ano retidos a mais.

A Solução de Consulta Cosit nº 146, de 13 de agosto de 2026, trata da pergunta que essa diferença naturalmente produz: os equipamentos usados na execução do serviço contam como materiais?

 

O que estava em dúvida

A empresa que fez a consulta prestava serviços de monitoramento eletrônico, com câmeras e sensores, e de vigilância, com armas e veículos. Vinha aplicando 4,8% e queria saber se poderia aplicar 1,2%, além de quais exigências formais precisaria cumprir na nota fiscal.

A dúvida tinha origem concreta. Órgãos públicos vinham sustentando que “materiais” seriam apenas os itens consumíveis, aqueles que se gastam durante a prestação, e que equipamentos ficariam de fora. Havia ainda uma segunda leitura restritiva, extraída de uma decisão anterior da própria Receita, de 2015: a de que só valeria o benefício se os equipamentos passassem à propriedade do órgão contratante ao final do contrato.

 

O que a Receita respondeu

A resposta foi favorável ao contribuinte em três frentes.

Primeiro, o critério. Contam como materiais os equipamentos cuja utilização esteja intrinsecamente ligada à natureza do serviço prestado, de tal modo que, sem eles, aquele serviço não costuma ser prestado. O teste não é contábil nem formal: não importa se o bem é durável, se está no ativo imobilizado ou se volta para a empresa. Importa se o serviço poderia ser executado sem ele.

Segundo, e esse é o ponto realmente novo, a Receita afastou expressamente a exigência de transferência de propriedade. Esclareceu que a decisão de 2024 sobre o tema não condiciona o benefício a que os equipamentos passem ao órgão contratante, mas apenas a que exista remuneração contratual pela sua utilização. Equipamento instalado, usado durante o contrato e recolhido pela empresa ao final continua permitindo a alíquota reduzida.

Terceiro, o alcance. A decisão anterior falava em serviços de limpeza prestados apenas com equipamentos. A Cosit agora enuncia a mesma tese para a prestação de serviços em geral, o que abre o entendimento para vigilância, monitoramento, manutenção e serviços continuados de modo amplo.

 

O benefício tem prazo

A contrapartida está na duração. Se o custo dos equipamentos compõe o preço do serviço apenas por um período determinado, somente nesse período o serviço pode ser considerado prestado com emprego de materiais. Terminada a amortização desse custo, e não havendo substituição dos equipamentos por outros, o serviço deixa de se enquadrar.

É comum, por exemplo, que contratos de vigilância eletrônica prevejam a amortização dos equipamentos no primeiro ano e, na prorrogação, apenas o custo de manutenção. Nesse desenho, a alíquota muda no meio do contrato, sem que nada tenha mudado na execução do serviço.

Na prática, isso obriga a tratar a alíquota como algo que varia no tempo. A empresa precisa saber, contrato a contrato, qual prazo de amortização foi previsto, como ele entrou na planilha de preços e em que momento a retenção deve mudar. Troca de equipamentos ao longo do contrato precisa de registro documental. E a Receita acrescentou um limite: a amortização total deve estar prevista em contrato e não pode exceder o valor original do equipamento.

 

Contrato e nota fiscal, os dois

Os equipamentos precisam estar previstos no contrato, ou em planilha que o integre, e também discriminados em cada nota fiscal ou fatura. As duas exigências somam, não se substituem. Contrato bem feito com nota fiscal genérica não sustenta a alíquota reduzida, e o contrário também não.

 

Atenção: reter menos não é pagar menos

Esse é o ponto que a decisão faz questão de reforçar e que costuma ser mal compreendido nas áreas comerciais. A alíquota reduzida de retenção não altera os percentuais de presunção usados na apuração do Imposto de Renda da empresa, ressalvadas as exceções legais, como serviços hospitalares e de assistência à saúde especificados e construção civil por empreitada total.

Ou seja, a empresa no lucro presumido continua apurando o imposto sobre a mesma base de sempre. O que muda é quanto o órgão público antecipa. A retenção é antecipação do imposto devido, e não tributo autônomo. O ganho do enquadramento correto é de fluxo de caixa, não de carga tributária, e é exatamente por isso que ele importa: são recursos que ficariam presos até a apuração.

 

O que a decisão não resolve

Se a proposta foi montada com retenção de 1,2% e a retenção passa a 4,8% ao fim da amortização, a discussão sai do campo tributário e vai para o reequilíbrio econômico-financeiro do contrato administrativo. A Receita não trata disso, e nem poderia, mas o risco é concreto para quem contrata com o poder público.

 

O que fazer

Mapear os contratos. Identificar quais alocam equipamentos, se essa alocação está descrita no contrato ou em planilha anexa, se aparece em cada nota fiscal e qual o prazo de amortização previsto. Onde os três elementos existem, há fundamento sólido para os 1,2%.

Colocar a premissa no preço e no fluxo de caixa. A retenção esperada precisa constar da composição de custos apresentada na licitação, com o prazo de amortização e o momento previsto de mudança de alíquota. E a projeção financeira precisa refletir que o efeito é de caixa, não de carga.

Olhar para trás. Contratos em que houve retenção de 4,8% embora presentes os requisitos comportam pedido de restituição ou compensação, dentro do prazo legal. A decisão vincula a própria fiscalização federal, o que torna esse caminho mais eficiente do que a via judicial na maioria dos casos